Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Суть

Электронный документооборот между организациями – это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, договора, соглашения, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:

  • сокращение рутинной работы;
  • снижение потери документов;
  • «прозрачная» работа с документами;
  • повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки и т. д.

Среди количественных целей можно выделить такие:

  • Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
  • Сокращение расходов на канцелярию в два раза.

Электронный документооборот между организациями: как это работает

В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.

Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:

  • Приглашать контрагентов к обмену данными.
  • Формировать адресную книгу.
  • Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
  • Подписывать и шифровать документацию.
  • Структурировать корреспонденцию.
  • Отслеживать статусы писем.

Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат.

ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету.

Только после этого он получит доступ к своим документам.

Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы “Криптопро”. Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа.

Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.

Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП.

Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован».

Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.

Оборудование

Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить “Соглашение об обмене электронными документами”.

Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и “облачное” хранилище.

Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128.

Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.

Проект ЭДО

Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:

  • Создание рабочей группы.
  • Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
  • Исследование существующих процессов.
  • Разработать задания.
  • Выроб системы ЭДО.
  • Подписание договора на внедрение СЭД.
  • Утверждение регламента работы.
  • Наполнение справочников системы.
  • Обучение персонала.
  • Проведение предварительных испытаний.
  • Издание приказа о внедрении СЭД.
  • Доработка ПО и регламента работы.
  • Запуск пилотного проекта.
  • Полномасштабный переход к ЭДО.

Ошибки внедрения ЭДО

В процессе автоматизации документов нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.

В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.

Еще одна популярная ошибка – слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Преимущества:

  • Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
  • Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
  • Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
  • Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
  • Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.

Недостатки:

  • Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
  • Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
  • Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
  • Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
  • ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Правовое регулирование

Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168.

ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@.

Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

  • Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
  • Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
  • Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
  • Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

Скб «контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями.

«Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей.

Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

  • лицензионное ПО;
  • сервер;
  • провести обновление оборудования;
  • обучить персонал;
  • настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО – второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

Как работает электронный документооборот?

Полностью бумажные документы, т.е. заполняемые с помощью авторучки, сейчас используются на практике очень редко. Почти каждый документ в процессе изготовления проходит электронную фазу: его формируют в бухгалтерской программе или текстовом редакторе, а затем распечатывают, подписывают и высылают контрагенту.

Иногда компании пересылают друг другу скан-копии бумажных документов. Но, несмотря на пересылку онлайн, такой информационный обмен нельзя считать полноценным электронным документооборотом (ЭДО). Ведь все равно необходимо тратить время и ресурсы сначала на распечатку документа, а затем — на его сканирование. Да и юридической силы такая копия не имеет.

Возникает вопрос: почему бы не отправить непосредственно файл, а не тратить бумагу, расходные материалы и время на пересылку? Но здесь появляются две проблемы:

  • подтверждение достоверности документа и обеспечение его юридической значимости;
  • защита информации, содержащейся в файле.

Первая задача решается с помощью электронной подписи, вторая — за счет работы через специализированного оператора.

Что такое электронный документ?

Электронный документ (ЭД) — это файл, содержащий всю необходимую информацию по хозяйственной операции, например: сведения о товаре, цену, реквизиты отправителя и получателя. Он может быть создан как в привычных всем форматах .doc или .pdf, так и в других вариантах.

Главное, чтобы у получателя было соответствующее программное обеспечение (ПО), и он мог прочитать документ, а при необходимости — распечатать.

Чтобы все стороны сделки были уверены в достоверности документа, часть файла представляет собой зашифрованную определенным образом информацию — электронную подпись (ЭП).

ЭЦП бывает трех «уровней» (статья 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ):

  1. Простая ЭП (пароль) позволяет только идентифицировать отправителя документа. Чаще всего используется только внутри компании, т.к. при внешнем обмене нет возможности проконтролировать, что документ не был изменен.
  2. Усиленная неквалифицированная ЭП. Этот вариант заверения ЭД формируется с помощью специализированного ПО и гарантирует защиту от исправлений. Но юридическую силу неквалифицированная подпись имеет только, если это указано в законе. Еще вариант — существует соглашение между контрагентами.
  3. Усиленная квалифицированная ЭП работает так же, как и предыдущий вариант, но ее надежность подтверждается сертификатом удостоверяющего центра (УЦ), аккредитованного Минсвязи. В этом случае электронный документ приобретает юридическую силу, равную бумажному, без каких-либо дополнительных условий.

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами?

Сначала нужно договориться с контрагентами. Ведь обязательный электронный документооборот на сегодня предусмотрен только при сдаче налоговой и некоторых других видов отчетности. А ваши партнеры по бизнесу вполне могут продолжать работать по-старому и не хотеть никаких изменений.

Электронный документооборот в бухгалтерии

Если же согласовать переход удалось, то далее следует:

  1. Проанализировать существующую систему документооборота. Как правило, при углубленном анализе любого процесса в компании выявляется немало ошибок и нет смысла переносить их из бумажного в электронный формат.
  2. Выделить те разделы документооборота, которые будут автоматизированы.

Важно!

Нужно понимать, что одномоментно оцифровать всю бумажную работу в организации, скорее всего, не получится. Вряд ли все контрагенты сразу согласятся перейти на электронный обмен данными.

  1. Внести изменения в существующие регламенты, касающиеся «бумажного» обмена информацией, и разработать новые, относящиеся к электронному обмену. Необходимо чтобы эти две ветви документооборота дополняли друг друга, вместе давая полноценную информацию о состоянии компании.
  2. Получить электронную подпись.
  3. Выбрать оператора для обмена данными.

Покупаем электронную подпись

Теоретически для обмена информацией между компаниями подойдет и неквалифицированная подпись. Но ее использование связано с рядом неудобств. Во-первых, с каждым контрагентом придется отдельно согласовывать возможность ее применения. Во-вторых, если возникнут проблемы и вопрос придется решать в суде, то юридическая значимость таких документов будет сомнительна.

Поэтому лучше сразу ориентироваться на максимальный вариант, т.е. получить усиленную квалифицированную ЭП. Для этого достаточно обратиться в любой аккредитованный УЦ из списка, размещенного на портале Минсвязи.

Выбираем оператора документооборота

Электронный документ теоретически можно отправить и по обычной электронной почте. Но в этом случае есть риск, что конфиденциальная информация попадет в руки злоумышленников. Поэтому лучше пересылать данные через специализированную организацию — оператора ЭДО.

К тому же пользоваться услугами такого оператора так или иначе придется. Ведь электронные налоговые декларации пересылать по обычной e-mail нельзя.

Рынок предоставляет весьма богатый выбор. Несколько десятков компаний готовы предложить вам услуги по обмену информацией.

Оценить их можно по следующим критериям:

  • тарифы;
  • возможность бесплатного демо-доступа;
  • квалификация сотрудников техподдержки;
  • возможность интеграции с бухгалтерским ПО, в первую очередь — с 1С;
  • наличие мобильных приложений (при необходимости);
  • условия обмена в роуминге, т.е. с клиентами других операторов ЭДО.

Также важным критерием может быть то, услугами каких операторов уже пользуются ваши контрагенты. Ведь на сегодня роуминговый обмен в данной сфере пока реализован не всеми операторами.

Преимущества подключения к системе ЭДО

Основным плюсом работы через ЭДО является снижение затрат на работу с документами, как материальных, так и временных (а ведь время в бизнесе — это тоже деньги). Кроме прямой экономии, ведение документооборота в электронном виде дает компании и другие дополнительные преимущества:

  1. Мгновенный круглосуточный доступ к информации.
  2. Унификация процедур формирования и обработки документов.
  3. Защита конфиденциальной информации с помощью шифрования.
  4. Повышение дисциплины: руководство в любой момент может проконтролировать исполнение каждого документа в режиме онлайн.

Проблемы, связанные с внедрением ЭДО

Переход на ЭДО связан с дополнительными финансовыми затратами, в частности, на оформление электронной подписи. Но для большинства предприятий они компенсируются за счет снижения расходов на пересылку документов. Подробнее об этом рассказано в следующем разделе.

Не следует забывать и о человеческом факторе. Для многих сотрудников, привыкших работать с «бумагой», переход на ЭДО может стать серьезным стрессом. Помочь здесь может организация обучения и дополнительная мотивация, например, премии за быстрый переход на новую систему работы.

Также нужно помнить о рисках потери информации из-за сбоев в системе, компьютерных вирусов и т.п. Чтобы избежать подобных проблем, необходимо создать систему резервного копирования данных.

Обычно информация ежедневно по завершении работы переносится на независимый носитель. Лучше всего, если оборудование с резервной копией находится в отдельном помещении.

Тогда, даже в случае форс-мажорных ситуаций, будут потеряны данные только за один день.

Сколько стоит переход на электронный документооборот?

Затраты на ЭДО состоят из двух частей: приобретение электронной подписи и плата за информационный обмен.

Каждый УЦ самостоятельно определяет тарифы, но в среднем минимальная стоимость электронной подписи для юридического лица начинается от 2,5–3,0 тыс. руб. В эту цену входит как установка специализированного ПО, так и сама подпись (сертификат) на информационном носителе (флешке).

Важно!

ЭП имеет ограниченный срок действия, обычно — не превышающий 12 месяцев. По его истечении потребуется покупать новый сертификат.

Что же касается услуг операторов ЭДО по пересылке документов, то здесь тарифы не менее разнообразны, чем при покупке самой ЭП. Можно провести аналогию с оплатой мобильной связи: чем больше документов включено в купленный пакет услуг, тем дешевле обойдется каждый из них. В среднем стоимость одного исходящего документа составляет от 5 до 15 руб. Входящий трафик у всех операторов бесплатен.

Пересылка одного обычного бумажного письма по России на сегодня стоит от 30 руб., заказного — от 60 руб. Таким образом, при переходе на ЭДО экономия составит не менее 15 руб. на каждый отправляемый документ.

Выше мы говорили, что получение ЭП на год обойдется примерно в 3000 руб. С финансовой точки зрения, переход на ЭДО будет обоснован, если исходящий трафик превышает 200 документов в год (3000/15).

Как наладить работу с документами

Оптимизация работы с документами позволяет не только экономить деньги, но и снижать риски, например, связанные с утратой конфиденциальной информации. Кроме того, упрощение доступа к данным повышает эффективность работы компании в целом.

Однако перестроить процесс документооборота весьма непросто. Сначала нужно провести его полный аудит, затем выявить слабые места, наметить способы оптимизации, разработать и внедрить новые регламенты и т.п.

Переход на корректный электронный обмен документами позволяет существенно экономить как деньги, так и время, особенно — средним и крупным компаниям. Кроме того, применение более эффективных методов работы с информацией помогает оптимизировать процесс управления в целом.

Портал 1С:ИТС

Электронный документооборот между организациями

Приходные накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов – быстро и без расхождений в реквизитах.

Все электронные документы хранятся в программе 1С – можно быстро найти и отправить необходимые документы в ФНС в ответ на запрос. Опись при этом формируется автоматически.

Программа 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО. Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы.

Финансовому директору

Обмен электронными документами между своими организациями в группе компаний и с внешними контрагентами происходит за минуты.  Сокращаются сроки – закупок, возмещения НДС, оплаты от клиентов.

Снижение прямых издержек (бумага, картриджи, ручной ввод документов) и косвенных (хранение документов, риски не возврата налогов, начисления штрафов и пени и др.)

IT-Директор

Сервис “1С-ЭДО” встроен в типовые программы “1С:Предприятие” и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций.

Пользователи работают в привычных программах 1С – их не придется учить работе в сторонних интерфейсах.

Как работает сервис (видео)

Организация электронного документооборота с контрагентами

  • помощник регистрации в качестве участника ЭД;
  • приглашение контрагентов к обмену по ЭДО из программы 1С;
  • автоматический роуминг с операторами, поддерживающими технологию 1С-ЭДО;
  • возможность создания несколько учетных записей участника ЭДО у разных операторов;
  • разграничение прав доступа и подписания документов.

Операции с электронными документами

  • создание электронного документа из документа реализации информационной базы 1С;
  • подписание электронного документа несколькими сотрудниками;
  • отправка и получение электронных документов, проверка ответной подписи;
  • создание корректировочных документов или аннулирование;
  • автоматическое формирование документов учета по входящим электронным документам;
  • автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя;
  • работа со всеми электронными документами в одном окне («Текущие дела ЭДО»);
  • хранение электронных документов в программе 1С (“Архив ЭДО”);
  • быстрый поиск с помощью фильтров и отборов при подготовке ответа на требование ФНС.

Подробнее об электронном документообороте в 1С

Вики ЭДО

Сервис работает в программах:

  • 1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые)
  • 1C:Управление нашей фирмой
  • 1C:Управление холдингом
  • 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11 (в т.ч. базовые)
  • 1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 1.1 и 2.0
  • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0
  • 1С:Управление производственным предприятием 8
  • 1C:ERP Управление предприятием 2.0
  • 1С:Розница 8, ред. 2.2 (в т.ч. базовая)
  • 1С:Клиент ЭДО 8, ред.2

Сервис “1С-ЭДО” можно встроить в любые другие приложения на платформе “1С:Предприятие 8”. Подробнее>>>

Для работы сервиса необходим доступ в Интернет.

Сервис включен в 1С:ИТС уровня ПРОФ в следующем объеме:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • отправка до 100 комплектов документов в месяц;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 101 комплекта – 10 руб. за комплект, подробнее см. тарифы “1С-ЭДО” в информационном выпуске фирмы “1С” № 19598.

Для пользователей 1С:ИТС уровня ТЕХНО “1С-ЭДО” доступен на следующих условиях:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • отправка до 50 комплектов документов в месяц;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 51 комплекта – 10 руб. за комплект.

Для пользователей, которые приобрели пакет сервисов “СтартЭДО”, сервис доступен на следующих условиях:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • отправка до 20 комплектов документов в месяц;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 21 комплекта – 10 руб. за комплект.

Для пользователей, работающих с программами 1С на условиях “1С:Аренды”, сервис доступен на следующих условиях:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 1-го комплекта – 10 руб. за комплект

С 01.03.2019 применяется правило: если абонент отправил в течение расчетного месяца не более 5-ти комплектов электронных документов, счет на оплату трафика за этот месяц выставляться не будет. Таким образом, для предприятий, которые преимущественно получают документы по ЭДО от своих контрагентов и совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис 1С-ЭДО доступен без оплаты.

Заказать

Поддержка обеспечивается партнерами и линией консультаций фирмы “1С”.

При обращении на линию консультаций фирмы «1С» назовите ИНН вашей компании

Типичные проблемы и их решения

Ответы на часто задаваемые вопросы

Электронный документооборот (ЭДО) в организации: что это такое и как подключить

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот (ЭДО) — документооборот, который основан на передаче документов в электронном виде. Документ в такой системе можно увидеть только на экране. Электронный документ в системе ЭДО — это файл, — обычно в формате .pdf или .doc, в котором есть вся важная информация бумажного аналога этого документа. А роль курьера выполняет интернет.

Организации общаются между собой, отправляя друг другу документы: счета-фактуры, накладные, договоры. Каждый раз, когда одна фирма хочет что-то сообщить другой фирме, она оформляет документ и отправляет его адресату. Это процесс документооборота. В своем традиционном виде, очень медленный процесс.

Можно месяцами ждать подписанное соглашение, которое постоянно теряется в пути. Закрывать бухгалтерские периоды с ошибками в расчетах из-за того, что счет еще не пришел от контрагента. Для предотвращения этих проблем был придуман электронный документооборот.

Зачем переходить на ЭДО?

  • Меньше бумаги в организации. Бумажные документы — это громоздкая инфраструктура из прошлого века. А место для хранения бумаги, картриджей и самих принтеров лучше отдать под рабочие места операционных сотрудников и получать дополнительную прибыль.
  • Меньше денег на содержание архива. Электронные документы не занимают много места, их легко искать и систематизировать.
  • Автоматизация. Меньше ручных действий — меньше сотрудников «перекладывающих бумажки».
  • Документы реже теряются. Система надежно хранит всю переписку, всегда можно найти нужный документ по поиску.
  • Выше скорость документооборота. Документы доставляются практически мгновенно. Всегда можно узнать, приняла ли вторая сторона документ.
  • Легкое общение с налоговой службой. Необходимые документы теперь можно просто выгрузить из системы и отправить в инстанцию, законодательство такое позволяет.

По информации газеты «Коммерсант», при переходе на ЭДО:

  • Сотрудники на 30% меньше тратят времени на согласование документов;
  • В три раза снижаются затраты расходные материалы;
  • До 25% растет производительность труда;
  • До 80% меньше трат на хранение документов.

Ежегодно стабильно прирастает количество электронных документов. Практически каждый месяц дорабатывается законодательство в сфере ЭДО, открывая новые возможности. Например, уже давно можно сдавать отчетность в налоговую в электронном виде.

Как понять, что пора внедрять ЭДО

Тут всё просто. Чем больше мешает развиваться бизнесу бумажный документооборот, тем быстрее надо переходить на ЭДО:

  • Много контрагентов, каждому нужен свой пакет документов. С таким сталкиваются компании из сферы логистики.
  • Большое количество документов. Расходы на документооборот стали внушительной статьей расхода.
  • Документы часто теряются. Например, каждый операционный сотрудник ведет несколько несвязанных заказов и делает пакеты документов для разных поставщиков и клиентов. Без автоматизации тут легко запутаться и что-то потерять, из-за этого придется отправлять документы повторно.
  • Руководство организации не может отследить потоки документов. Требуется дополнительно формировать отчеты и собирать статистику.

Что такое электронная подпись

Для того, чтобы защитить электронные документы от подделки, необходима электронная цифровая подпись — цифровой ключ, записанный на флешку или другой носитель, который шифрует файлы таким образом, чтобы адресат мог проверить авторство документа. Есть три вида ЭЦП:

Простая электронная подпись (ПЭП)

Этой подписью можно подписывать файлы, но нет гарантии, что файлы не будут кем-нибудь изменены. Мы создаем такую подпись каждый раз, когда вводим одноразовый пароль, который прислал нам банк, чтобы получить доступ к личному кабинету и оплатить коммунальные платежи.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

С помощью нее можно узнать о том, кто автор документа и внесенных после отправки изменениях в файле. Документ, подписанный такой подписью в некоторых случаях может заменить бумажный.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Подпись с самыми широкими возможностями. Документ, который был подписан с использованием КЭП, считается документом, подписанным лично.

Подписи или сертификаты выдаются в центрах выдачи, адреса которых можно найти, посетив сайт Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций.

От того, чем занимается фирма, зависит цена сертификата. Чтобы просто сдавать отчетность и переписываться с контрагентами, потребуется «классический» базовый сертификат.

Его стоимость будет около 3000 ₽ за один год использования. Для большинства задач этого сертификата достаточно.

А в случае, если фирма участвует в торгах или делает запросы в Росреестр, потребуется докупить необходимые сертификаты.

Кто такие операторы ЭДО

Оператор ЭДО — организация, которая даёт доступ к сервису электронного документооборота. Благодаря операторам ЭДО организации могут работать с электронным документооборотом.

После того, как было принято решение о внедрении в организации ЭДО, можно выбрать оператора. Существует около шестидесяти операторов и, если ваши контрагенты подключены к другому оператору, необходимо знать, могут ли эти операторы пересылать документы между собой.

Роуминг «Точка-точка» — технология, которая позволяет отправлять документы контрагенту, подключенному к другому оператору. На сайте Ассоциации РОСЭУ есть таблица, в которой можно посмотреть, стыкуются ли операторы.

Текущее состояние взаимодействия Операторов «Точка-точка»

Несмотря на впечатляющее количество и сложную таблицу взаимодействия, выбрать оператора ЭДО довольно просто. Четыре самых крупных:

  • ЗАО «ПФ «СКБ Контур»
  • ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»
  • ООО «Такском»
  • ООО «Компания «Тензор»

Эти компании создали роуминговый центр, т.е. при подключении к одному из четырех, можно не беспокоиться о роуминге с остальными тремя. В зависимости от оператора, способы подключения отличаются незначительно.

С чего начать переход на ЭДО

Когда вы определили, что переход на ЭДО необходим, решите, как и каким способом вы начнете работать с ЭДО. От этого зависят сроки запуска, глубина внедрения ЭДО в процессы компании, стоимость подключения и количество времени, которое потребуется для обучения сотрудников.

1. Проведите анализ своей системы документооборота и решите, кто из сотрудников будет работать с документами, кто может редактировать или согласовывать документы. Это поможет понять, сколько и каких электронных подписей нужно будет купить.

2. Купите электронные подписи. Определите сферы деятельности, в которых вы планируете электронный документооборот, чтобы выбрать верный сертификат.

3. Выберите оператора ЭДО. Ориентиром может служить количество контрагентов, работающих по ЭДО. Узнайте, с какими операторами они работают и устраивает ли их выбор.

4. Решите, каким образом вы будете использовать ЭДО в организации. У основных операторов работать с ЭДО можно двумя способами:

Веб-версия. Самый простой и дешевый способ. Чтобы попасть в систему электронного документооборота достаточно получить КЭП и доступ в интернет. Отдельно платить за доступ не надо, работу в ЭДО можно будет начать сразу после получения доступа. А электронный документооборот с контрагентами будет похож на переписку в электронной почте через интернет-браузер.

Модуль для учетной системы. Способ подходит для организаций, которые ведут учет в популярных системах, например, от фирмы 1С. Модуль – отдельная часть программы, куда можно перейти из основной программы для работы с документооборотом.

Чтобы работать через модуль, его нужно будет купить у оператора, установить и настроить для работы в вашей организации. Цены на модули очень сильно различаются, но внедрение модуля редко стоит больше 15 000 ₽ для популярных учетных систем.

Отдельное преимущество в том, что модуль можно доработать под нужды фирмы.

5. Обратитесь к оператору ЭДО за подключением к системе электронного документооборота. Оператор проведет внедрение и обучение ваших сотрудников работе в системе ЭДО.

6. Выберите тариф. Операторы могут брать деньги как за каждый отдельный отправленный документ, так и за предоплаченный пакет. Например, у «СКБ Контур» каждый отправляемый документ может стоить 5—7 ₽. Чем больше документов отправляет фирма, тем дешевле будет каждый документ. За входящие документы плату, как правило, не берут.

7. Пригласите контрагентов к обмену электронными документами. Теперь можно начинать работать в системе электронного документооборота.

Успехов в вашем бизнесе!

Электронный документ между организациями

Электронный документооборот между организациями

Если еще несколько лет назад можно было говорить о том, что электронная форма обмена информацией вызывает интерес у продвинутых предпринимателей, то сегодня можно уверенно утверждать, что электронный документооборот между организациями носит глобальный характер, и на сегодняшний день является самым быстрым и продуктивным способом обмена информацией.

Что такое и как работает электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ взаимодействия контрагентов, с использованием электронных средств связи, законодательно закрепленных и технически подкрепленных современных технологий.

Система документооборота между контрагентами прошла множество этапов, однако активно внедряться такой формат передачи информации начал, когда внебюджетные фонды и налоговые органы выставили требования о формировании и предоставлении отчетности не только на бумажных носителях, но и в электронном виде.

Со временем преимущества электронного способа обработки и передачи информации контрагентам были оценены пользователями, и документооборот в электронном формате принял всеобъемлющий характер.

Принцип работы системы

Определим, что такое электронный документооборот между организациями, как это работает и что необходимо для его эффективной работы.

В настоящее время электронный документооборот – это система по работе с документами в режиме «безбумажной» технологии, на базе которой оригиналы формируются непосредственно в электронном виде, в специальном опциональном поле.

Основной элемент системы – электронный документ.

Для эффективной функциональности системы и обеспечения ее жизнеспособности:

  • потенциальный контрагент также должен быть подключен к системе электронного документооборота;

  • между взаимодействующими сторонами должна быть обеспечена техническая готовность для обмена документами в электронном виде;

  • действия сторон должны быть согласованы и взаимосвязаны.

Чтобы документ, созданный в электронном виде, обретал юридическую значимость, он должен:

  • содержать обязательные реквизиты;

  • соответствовать определенному формату;

  • быть заверенным подписью должностного или ответственного лица.

Какие документы участвуют в ЭДО

Обмену в электронном виде подлежат три типа документов:

  • формализованная документация – составляемая в стандартизированных формах, регламентированных законодательством РФ (к примеру – УПД, счет-фактура, акт выполненных работ, и т.д.);

  • неформализованные документы, подписываемые одной подписью – контрагента-отправителя (деловая переписка, уведомления, сопроводительные письма, и т.д.);

  • неформализованные документы, подписываемые одновременно несколькими участниками системы.

Как организовать электронный документооборот между организациями

Чтобы организовать работу ЭДО и обеспечить его эффективность, необходимо разработать и прописать все технические нюансы в локальном нормативном акте – специальном Регламенте ЭДО.

В системе ЭДО могут участвовать административные и учетные документы различной степени важности и конфиденциальности.

Учитывая это в Регламенте, перечисляя список документов подпадающих под электронную систему обращения, следует указать, какие из них удостоверяются простой, а какие – усиленной электронной подписью должностного лица.

Также в Регламенте должен быть прописан список лиц, правомочных подписывать документы, сформированные в электронном виде.

После согласования и утверждения Регламента, пользователям системы документооборота потребуется решить ряд организационных вопросов:

  • выбрать оператора ЭДО, заключить с ним договор;

  • организовать электронный архив – для последующего хранения полученных и копий отправленных электронных документов;

  • внести сведения о переходе на электронный документооборот в локальный нормативный акт – Учетную политику предприятия, оформив их в качестве дополнения к документу;

  • обеспечить техническое оснащение для работы системы;

  • решить прочие организационные вопросы.

Что нужно для электронного документооборота между организациями

Для того чтобы войти в качестве участника в систему ЭДО, пользователям необходимо:

  • подключиться к оператору ЭДО;

  • приобрести (или зарегистрировать в системе уже имеющийся) сертификат электронной подписи, а также средство криптографической защиты;

  • совместно с оператором подключить к собственному сервису своих потенциальных контрагентов;

  • проинформировать своих контрагентов о подключении в качестве участника системы ЭДО;

  • заключить с контрагентами соглашения об обмене документами и информацией в электронном виде посредством системы ЭДО.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.