Gmail-мастер, или как навести порядок в почтовом ящике google: 5 советов — все про apple устройства

20 секретов Gmail, о которых знают только продвинутые пользователи

Gmail-мастер, или как навести порядок в почтовом ящике google: 5 советов — все про apple устройства

В Gmail есть множество приемов, подсказок и расширений, которые выводят опыт пользования этим почтовиком на новый уровень. Удаление отправленной не туда почты, горячие клавиши, перевод денег через почтовый аккаунт — знание таких приемов превратит вас в одного из самых продвинутых пользователей сервиса.

Отмена ошибочной отправки письма

Отправка письма не по адресу может быть чревата серьезными последствиями. К счастью, теперь в Gmail можно исправить такую ошибку. Сначала включите функцию отмены отправки. Для этого зайдите в меню “Настройки”, щелкнув по изображению шестеренки в правом верхнем углу своего почтового аккаунта.

Затем в разделе “Отменить отправку” установите флажок “Включить функцию отмены отправки“. Укажите временной период, в течение которого вы хотите иметь такую возможность, в выпадающем списке “Промежуток времени для отмены отправки”.

Самое важное — не забудьте нажать на кнопку “Сохранить изменения” внизу страницы.

Автономная работа с почтой

Оказывается, чтобы работать с письмами в ящике Gmail, не обязательно быть в онлайне. Браузерное расширение “Gmail Офлайн” для Chrome позволяет читать и отвечать на сообщения, искать и архивировать нужную корреспонденцию без доступа к интернету.

Правда, чтобы воспользоваться преимуществами “Gmail Офлайн”, расширение нужно установить при активном интернет-подключении. Перейдите в уже знакомое меню “Настройки”, выберите там вкладку “Офлайн” и сделайте установку. За несколько минут расширение синхронизирует и загрузит ваши письма, чтобы отсутствие интернета не мешало работать с почтой.

Использование горячих клавиш

Для экономии времени используйте горячие клавиши. Опять переходим в “Настройки” и во вкладке “Общие” включаем эту функцию. Теперь вы сможете рыться в своем ящике, не прикасаясь к “мышке”. Вот самые нужные и чаще всего употребляемые комбинации:

  • “J” — переход к более старым сообщениям
  • “К” — переход к новым сообщениям
  • “Е” — архивировать
  • “Shift”+3 — удалить
  • “А” — ответить всем
  • “R” — ответить персонально

Планировщик для отправки писем

Возможно, вы не хотите отправлять письмо поздно ночью или боитесь, что забудете это сделать утром.Расширение Boomerang для Chrome поможет запланировать отправку по расписанию заранее подготовленного письма и напомнит об отложенной почте.

Удаление писем, занимающих много места

Gmail выделяет каждому пользователю бесплатные 15 ГБ под хранение почты, фотографий для и файлов на Google Drive. Но рано или поздно эта роскошь заканчивается. Вместо того, чтобы перелопачивать почтовый ящик и Google Drive в поиске старых ненужных писем и документов ради свободных 5-6 МБ, переберите письма, которые забирают больше всего места.

Напишите в строке поиска Gmail “size:[Х]m”, указав вместо [Х] размер письма в мегабайтах, и вы получите список всех своих писем, объем которых превышает заданное значение. Будьте внимательны — поисковый запрос нужно вводить вместе с кавычками.

Отписка от почтовых рассылок

Устали от почтовых рассылок, на которые подписывались в прошлом веке? Есть простой и быстрый способ отписаться от рассылок, ставших бесполезным мусором в почте. В заголовке одного из таких писем нажмите “Отменить подписку на сообщения от этого отправителя”. Теперь этот автор не будет докучать вам своими посланиями.

Настройка папки “Входящие”

Чтобы важные письма не остались непрочитанными, сделайте небольшую реорганизацию папки “Входящие”. Перейдите в “Настройках” во вкладку “Папка “Входящие”, затем из выпадающего меню “Тип папки “Входящие” выберите “Сначала непрочитанные”. Так вы увидите входящие непрочитанные письма в первую очередь.

Настройка фильтров

Если вы получаете много писем от интернет-магазинов или сервисов рассылок и не хотите пропускать выгодные предложения, есть хороший способ отфильтровать нужные сообщения. Нажмите на маленькую стрелочку справа в строке поиска. Появится окно, в котором нужно ввести условия для фильтрации писем (по теме, отправителю, получателю и т.д.).

Указав необходимые параметры, нажмите в нижнем правом углу окна на “Создать фильтр в соответствии с этим запросом”. У вас появится множество вариантов вроде “Никогда не отправлять в спам”, “Всегда помечать как важное“ и так далее. Поставив внизу флажок “Применить фильтр к соответствующим цепочкам писем”, вы примените эти действия ко всем сообщениям, удовлетворяющим указанным параметрам.

Отправка писем с разных адресов

Вы знали, что можете отправлять письма с разных адресов, не выходя из своего аккаунта Gmail? Чтобы так делать, зайдите в меню “Настройки”, перейдите во вкладку “Аккаунты и импорт” и в разделе “Отправлять письма как“нажмите на “Добавить другой адрес электронной почты”. Откроется новое окно, в котором вы сможете присоединить к аккаунту Gmail другой адрес электронной почты.

Значки персональных писем

Чтобы узнать, было ли письмо адресовано только вам или это массовая рассылка по списку почтовых ящиков, включите функцию “Значки персональных писем”. Для этого в меню “Настройки” выберите вкладку “Общие”, затем в разделе “Значки персональных писем” укажите “Включить”.

Теперь в папке “Входящие” вы увидите стрелку возле сообщений, отправленных вместе с вами другим адресатам, и двойную стрелку возле сообщений, которые адресованы только вам. Возле писем от почтовых рассылок стрелок нет вообще.

Отложенный ответ на письмо

Если вы не хотите сразу отвечать на письмо, но боитесь, что потом забудете написать ответ, используйте список “Задачи”.

Чтобы добавить в “Задачи” напоминание о письме, выберите входящее сообщение, на которое вам нужно ответить, затем нажмите над ним кнопку “Ещё” и укажите “Добавить в задачи”.

Чтобы проверить, появилась ли эта задача в списке, зайдите в выпадающее меню в верхнем левом углу над папкой “Входящие”. При выборе пункта “Задачи” у вас откроется список текущих задач.

Импорт из других почтовых аккаунтов

Есть очень простой способ собрать все письма и контакты в одном почтовом аккаунте. Перейдите в уже знакомое меню “Настройки” и выберите там вкладку “Аккаунты и импорт”. В разделе “Импорт почты и аккаунтов” нажмите на “Импортировать почту и контакты”. Откроется новое окно с инструкциями, по которым вы за считанные минуты соберете всю свою почту и контакты в одном аккаунте Gmail.

Заранее подготовленные сообщения

Если вам часто приходится отвечать на письма одними и теми же фразами, функция “Шаблоны ответов” придется весьма кстати.

Она позволяет добавить шаблоны сообщений в личную библиотеку и отправлять их адресатам одним щелчком мышки.

Для настройки функции перейдите во вкладку “Лаборатория” меню “Настройки”, затем в строке поиска экспериментальной функции введите запрос “Шаблоны”. Включите найденную функцию и не забудьте сохранить сделанные изменения.

Теперь создайте шаблон ответа. В правом нижнем углу окна с новым сообщением нажмите на стрелку, выберите в выпавшем меню “Шаблоны ответов” и “Создать готовый ответ”. Введите в появившемся окне имя готового ответа. Теперь, отвечая на любое письмо, вы можете выбрать готовый шаблон ответа в меню “Дополнительно” в нижнем правом углу окна сообщения.

Перевод денег

Если вы находитесь в США или Великобритании, вам доступна возможность отправлять деньги с Google. Кошелька прямо из аккаунта Gmail.

Создайте сообщение, адресованное вашему получателю, затем нажмите на значок доллара в нижней части окна. У вас откроется окно сервиса Google.Кошелек, в котором нужно указать отправляемую сумму.

Чтобы не отправить, а запросить денежный перевод, вместо вкладки “Отправить средства” выберите “Отправить запрос на перевод”.

Если у вас нет Google.Кошелька, при первом переводе средств появится предложение его настроить. Конечно, у вашего получателя или отправителя тоже должен быть настроен этот сервис.

Автоматическая архивация отправленных писем

Если вы хотите поддерживать порядок в почтовом ящике, не удаляя при этом старые письма, воспользуйтесь функцией архивирования сообщений. Отправляемые письма можно архивировать автоматически, используя функцию “Отправить и архивировать”. Она включается на вкладке “Общие” в меню “Настройки”, в разделе “Отправка и архивирование”

Заархивированные письма хранятся в папке “Вся почта”, но если кто-то ответит вам на письмо из архива, оно опять появится в списке входящих.

Резервное копирование писем

Если вы боитесь случайно лишиться важных писем, прикрепленных файлов и изображений, Google позволяет создавать архивы данных любых сервисов, которые связаны с вашим аккаунтом. Можно сделать архив всей почты или выбрать письма с конкретными ярлыками. Для тех, кто не верит в абсолютную надежность серверов Google, подойдет расширение для резервного копирования почты Gmvault.

Игнорирование писем

Если вы не хотите видеть какую-то цепочку писем, установите флажок “Игнорировать”. Для этого зайдите в выпадающее меню “Ещё” в верхней части окна и нажмите там соответствующую кнопку. Больше вы не увидите отмеченную цепочку писем, если только не начнете её искать через строку поиска.

Использование смайликов в письмах

Смайлики можно добавлять не только в смс-сообщения. Если вы хотите оживить переписку в чате или сделать письма менее формальными, выберите значок смайлика в окне чата или нового сообщения. Имейте в виду, эта возможность доступна только для веб-версии сервиса.

Чтение почты без захода на Gmail

Расширение Checker Plus for Gmail для браузера Chrome будет присылать уведомления о новых письмах, а также позволит читать и удалять входящие сообщения, не открывая страницу Gmail.

Посторонние действия в аккаунте

В мире, где онлайн-профили постоянно находятся под угрозой взлома, нужно быть уверенным, что ваш аккаунт в безопасности. Чтобы знать, что никто, кроме вас, не шерстит папку “Входящие”, проверьте свои “Последние действия в аккаунте”.

Этот текст мелкими буквами вместе со временем, когда в аккаунте выполнялись какие-то действия, выводится в правом нижнем углу экрана.

Нажав на ссылку “Дополнительная информация”, вы откроете новое окно с данными о всех действиях в текущем аккаунте и связанных с ним активных сеансах.

Надеемся, что с этими советами вы сможете использовать Gmail намного эффективнее, чем раньше.

13 советов для желающих навести порядок в Gmail

Gmail-мастер, или как навести порядок в почтовом ящике google: 5 советов — все про apple устройства

Все мы рано или поздно оказываемся в ситуации, когда количество писем и состояние вашей электронной почты начинает нагонять тоску и депрессию. Чтобы навести порядок в онлайн-хранилище переписки и достичь заветных «Inbox Zero», воспользуйтесь советами из нашей подборки.

Найти дзен в папке «Входящие»

Gmail позволяет настроить стиль папки входящей корреспонденции: «По умолчанию», отображать «Сначала важные», «Сначала непрочитанные, «Сначала помеченные» и тип «Приоритетные», сортирующий письма в зависимости от их важности.

Если вы хотите действительно контролировать свою электронную почту, типы «По умолчанию» и Приоритетные» будут самыми полезными: один классифицирует, другой выставляет приоритеты.

Вы можете менять вид почтового ящика до тех пор, пока не найдёте подходящий именно вам вариант.

Откройте меню Настройки и нажмите на вкладку входящих писем, под которой откроется меню для выбора типа этой папки.

Минуя «Входящие»

Нет никакой необходимости вручную сортировать сообщения для их последующего архивирования. Если вы хотите, чтобы некоторые письма (например, относящиеся к рабочему проекту, счета и т.д.) сортировались автоматически — создайте фильтр, который будет обходить папку «Входящие».

Для этого откройте меню Настройки, нажмите на Фильтры и заблокированные адреса, создайте новый фильтр и введите необходимые параметры, например, все письма со словом «заработок» в теме.

После этого вам следует указать, чтобы все будущие отфильтрованные сообщения направлялись сразу в архив, минуя папку входящих писем.

Можно настроить так, чтобы отфильтрованные послания автоматически отмечались, как прочитанные.

Ключевые слова

Архивная система Gmail способствует тому, чтобы пользователи никогда и ничего не удаляли. Возможно, в этом есть рациональное зерно, но из-за такого положения дел поиск определённого письма заставляет пробираться сквозь кипы электронных отходов даже в том случае, если они идеально организованы и имеют цветовую маркировку.

Автоматическая поисковая опция Gmail вполне приемлема, но намного лучше взять настройки поиска в свои руки.

Если у вас есть письмо и вы полагаете, что оно может пригодиться в будущем, перешлите его себе, добавив несколько уникальных, запоминающихся ключевых слов или предложений.

Теперь вместо поиска по параметрам даты вы можете просто ввести ключевые слова/предложения и искомое письмо появится перед вами.

Искать как профи

Если вам нужно найти какое-либо письмо, не имеющее полезных ключевых слов, придётся обратиться за помощью к поисковой системе Gmail. В этом разделе вы найдёте информацию о дополнительных операторах поиска, которые помогут отыскать нужный текст в океане из 20 тыс + старых писем.

  • Исключите письма с определёнными ярлыками через фукнцию label: [название лейбла]. Это особенно полезно, когда вы хотите отключить логи чатов. Просто введите label:chats в поле поиска. Также вы можете искать сообщения с определёнными лейблами через +label: [название лейбла]. Операторы + и – также работают с другими поисковыми настройками.
  • Отыскивайте письма, отправленные и полученные в определённый период с помощью операторов before:[дд/мм/гггг] и after:[дд/мм/гггг].
  • Ищите прикреплённый файл по его названию или типу с помощью оператора filename:[тип файла]. Например, если нужно письмо с вложенными файлами PDF, введите в типе filename:pdf.
  • Обыкновенный поиск не включает сообщения из Корзины или Спама — используйте in:trash или in:spam соответственно. Чтобы поиск проверил абсолютно все папки почты используйте команду in:anywhere.

Выделение цветом

Ярлыки полезны для сортировки и классификации ваших писем в Gmail. Но иногда их действительно сложно прочесть, особенно если перед вами находится бесцветная стена писем. Вы можете сделать письма визуально организованными, используя маркировку цветными ярлыками.

Передвиньте мышку к левой колонке и наведите курсор на ярлык, которому хотите присвоить цвет. Нажмите на направленную вниз стрелку, и перед вами появится меню опций. Наведите курсор на Цвет ярлыка и выберите понравившийся вариант, тем самым задав его для определённого ярлыка. Можно добавлять свои собственные варианты цветов.

Удаление старых вложений

Пользователи Google получают 15ГБ бесплатного места для Gmail, Google Drive и . Если вы обнаружили, что лимит исчерпан – удаление старых писем с большими вложениями станет самым верным решением.

Найти подобные сообщения можно следующим образом: перейдите в поле поиска и нажмите на направленную вниз стрелку, чтобы выполнить расширенный поиск. Пометьте пункт Есть прикреплённые файлы и нажмите на Поиск.

Или введите has:attachment в поле поиска.

Чтобы найти письма, превышающие определённый размер, независимо от статуса вложения, введите следующие параметры размера расширенного поиска: рядом с размером выберите «больше чем» и введите цифру в байтах, килобайтах или мегабайтах, после задайте поиск.

«Умные» ярлыки

Вы также можете организовать письма, создав дополнительные вложенные ярлыки. Используя их,  можно классифицировать письма ещё более точно. Например, вместо того, чтобы помечать сообщение простым «Работа», создайте ветку «Работа>Важные проекты».

Выберите письмо и нажмите на кнопку «Ярлык», создайте новый ярлык и введите его название. Затем поставьте галочку напротив «Разместить ярлык под» и выберите родительский элемент из раскрывающегося меню.

Добавление Области просмотра

Добавление опции предварительного просмотра в папке входящих писем поможет сортировать их намного быстрее, без необходимости открывать каждое отдельно.

Откройте меню Настройки и зайдите во вкладку «Лаборатория», которая уже достаточно продолжительное время находится в бета-версии и предлагает множество пока ещё экспериментальных функций.

Найдите пункт «Область просмотра» и включите его. После того, как вы сохраните новые настройки, рядом со значком шестерёнки появится кнопка «Показать несколько папок».

Нажимайте на нее, когда захотите включить или отключить Область просмотра, а также поменять её параметры.

Чат с правой стороны. Done

Чат справа – ещё одна экспериментальная функция Gmail и отличная возможность разгрузить левую часть экрана. Зайдите в «Лабораторию», найдите функцию «Чат с правой стороны», активируйте её и сохраните изменения. После этого чат переместится в правую часть экрана, освободив левую колонку.

Настройки отображения ярлыков

Чтобы изменить параметры просмотра для отдельных ярлыков зайдите во вкладку Ярлыки в настройках. Там указан список: Системные ярлыки, Категории, Круги и другие, созданные вами.

Можно выбрать следующие варианты: показывать или не показывать ярлыки, отображать, только если есть непрочитанные сообщения. Выберите настройку для каждого отдельного ярлыка и сохраните изменения.

Если вы решили скрыть все ярлыки, то появится новая настройка: «Ещё» в левой колонке.

Используйте псевдонимы электронной почты

Вы получаете дополнительную возможность сортировать письма с использованием псевдонимов электронных адресов. Просто добавьте +any.alias к адресу после имени пользователя, но перед @gmail.com.

Вы по-прежнему будете получать письма в свою папку входящих, потому что отправка сообщения на «username+work@gmail.com» аналогична отправке сообщения на «username@gmail.com» или «username+important.work@gmail.com».

Псевдонимы часто используются чтобы отфильтровать нежелательные сообщения (например, «username+junkmail@gmail.com»), но вы также можете использовать их для фильтрации важных писем.

Автоматическая пересылка важных сообщений

Сначала нужно добавить адрес для автоматической переадресации, для чего лучше заручиться согласием получателя. Скорее всего, адреса для переадресации будут принадлежать кому-то из ваших родственников, коллег или вам самим.

Выберите вкладку Пересылка и POP/IMAP в настройках, добавьте нужный адрес электронной почты для пересылки и нажмите След. Подтверждение по электронной почте вместе с проверочным кодом будет отправлено на данный адрес.

Вы или другой получатель должны перейти по ссылке в подтверждающем письме, после чего начнёт работать автоматическая пересылка.

После настройки переадресации можно создать и фильтры через вкладку фильтров и заблокированных адресов в настройках. Создайте фильтр в соответствии с новыми запросами, на следующем экране настройте пересылку на выбранный для определённых сообщений адрес.

Постичь мастерство «отфильтровывания»

Фильтры становятся по-настоящему действенным в том случае, когда вы используете их креативно. Если вы уже освоили основные фильтры (фильтрация сообщений от определённого отправителя или доменного имени и их последующая отправка в нужную папку), пора познакомиться с другими интересными вариантами.

  • Используйте filename:[тип файла] чтобы создать фильтры для разных типов медиа. Например, filename:jpg | filename:png чтобы отправлять все сообщения с прикреплёнными фотографиями в папку для фото.
  • Фильтруйте сообщения, которые содержат ваш адрес электронной почты в полях «От» и «Кому» и отправляйте их в нужную папку. Теперь вы сразу будете находить свои заметки/напоминания/to-do списки в одном определённом месте.
  • Создайте хештег (например, #неудалятьникогда) и специальный резервный аккаунт Gmail для особо важных писем, которые нельзя пропустить или потерять. Затем установите фильтр, который будет автоматически пересылать письма с данным хештегом на резервный аккаунт.

Источник: CNET

Как навести порядок в папке «Входящие» в Gmail

Gmail-мастер, или как навести порядок в почтовом ящике google: 5 советов — все про apple устройства

Так много писем и так мало времени. Если это про вас, то самое время навести порядок со входящей корреспонденцией и воспользоваться рекомендациями «Компьютерной грамоты».

Зачастую бывает непросто найти важное письмо среди множества входящих. Но покопавшись в настройках почтового ящика, можно навести порядок и заметно упростить себе жизнь.

Выберите стиль

Gmail предлагает различные варианты отображения входящих писем и каждый из них можно настраивать. Хотите ли вы видеть сначала наиболее важные сообщения, либо же те, что пока не прочитаны, всё это удобно регулируется. Идем в «Настройки» и выбираем вкладку «Папка Входящие».

Первым делом обращаем внимание на начальный пункт – «Тип папки Входящие». Значение «По умолчанию» означает разбиение на несколько категорий, что само по себе может быть очень удобным, особенно если использовать все предложенные варианты. Однако здесь же можно выбрать значения «Сначала важные», «Сначала непрочитанные», «Сначала помеченные» или «Приоритетные».

Опция «Сначала важные» – это оптимальное решение, чтобы наиболее актуальные сообщения всегда были под рукой. Данный вариант создает две секции писем: одна для важных сообщений, которые отображаются сверху, а ниже – всё остальное. При этом для каждого из этих разделов можно вручную настроить количество отображаемых писем от пяти до 50-ти.

Варианты «Сначала непрочитанные» и «Сначала помеченные» работают похожим образом с разбиением папки «Входящие» на две настраиваемые секции.

Укажите приоритеты

Gmail позволяет с легкость делать сортировку по приоритету. Один раз произведя настройку, в дальнейшем входящие сообщения будут сортироваться и помечаться соответствующим образом.

В той же области настроек для выпадающего списка «Тип папки Входящие» выбираем значение «Приоритетные». Нам предлагается разбиение писем на четыре категории, первая из которых «Важные и непрочитанные», следом «Помеченные», а затем все остальное, что можно также дополнительно настроить (третий пункт «Пусто» при желании можно заполнить одним из предлагаемых вариантов по кнопке «Добавить»).

Если вы хотите, чтобы сначала отображались непрочитанные сообщения, а уже потом шел блок с важными, всё это легко настроить. Кроме того, сюда вы можете добавить секцию на основе создаваемых ярлыков, которые прячутся под опцией «Другие разделы». Таким образом можно удобно выстроить приоритет для отображения писем в четыре блока.

Маркеры важности

Секция «Маркеры важности» на той же вкладке настроек «Папка Входящие» поможет определить какие письма отмечать как важные. Если вы используете варианты отображения «Приоритетные» или «Сначала важные», убедитесь, что соответствующие значения для пометки важности у вас активированы.

Gmail анализирует ваши входящие письма и самостоятельно помечает их как важные. Данное действие зависит от вашей активность в отношении похожих писем, а также учитывает наличие схожих ключевых слов в письмах, на которые вы обращаете больше внимания. Если вы не хотите, чтобы почтовый сервис самостоятельно определял уровень важности, то просто отключите данный функционал.

Управляйте ярлыками

Использование ярлыков Gmail – это ключ к организации входящей корреспонденции. Если вы присваиваете ярлыки, то ваши сообщения автоматически получают теги и помечаются цветными надписями. Это облегчает поиск их в общей папке с письмами, а также группирует их в отдельные директории для удобства выборки.

https://www..com/watch?v=zuV-PhtDfVw

Когда вы создаете новый ярлык через «Настройки» и вкладку «Ярлыки», в списке папок Gmail справа добавляется папка с аналогичным названием. Здесь будет храниться всё то, что вы пометите соответствующим ярлыком. Есть также возможность создавать вложенные поддиректории, что в некоторых случаях бывает крайне удобно.

В настройках управления ярлыками вы можете создавать, редактировать, публиковать и скрывать, а также удалять ярлыки. Добавлять ярлыки можно как к каждому конкретному письму, когда оно открыто (по кнопке «Ярлыки»), либо выделяя несколько писем за раз в папке «Входящие» и используя ту же кнопку сверху.

Используйте фильтры

Вкладка настроек «Фильтры и заблокированные адреса» может серьезно упросить вам задачу по сортировке. То, что часто делается вручную, здесь можно настроить при помощи правил, назначая таким образом ярлыки под конкретные условия (отправителей, темы письма или по словам в содержимом), помечать важным или прочитанным, а то и вовсе сразу удалять или архивировать.

Создавайте, редактируйте и удаляйте фильтры через настройки, когда вам это необходимо. Кроме того, находясь в конкретном письме, воспользуйтесь кнопкой «Ещё» и пунктом «Фильтровать похожие письма».

Задав конкретные условия для фильтра, нажмите кнопку «Создать фильтр в соответствии с этим запросом» и далее выберите какие именно действия Gmail должен предпринять автоматически. Например, добавьте автоматическое назначения конкретного ярлыка и/или пометьте, чтобы конкретные сообщения всегда отмечались как важные.

Почтовый ящик Gmail переполнен. Что делать?

Gmail-мастер, или как навести порядок в почтовом ящике google: 5 советов — все про apple устройства

Раньше, а если быть точнее, то давным-давно, меня совсем не интересовало, сколько файлов хранится в моем почтовом ящике. А зря. За этим нужно следить так же, как за чистотой и порядком во всем, что нас окружает. Если ваш почтовый ящик в Gmail переполнен, то самое время заняться увеличением свободного пространства.

Проблемы с Gmail у меня стали возникать где-то год назад. Временами не хотелось лишний раз заглянуть и проверить входящие письма, так как скорость работы в почтовом ящике стала просто отвратительной. Чтобы открыть письмо или перелистнуть страницу, приходилось постоянно перезагружаться, или сидеть и ждать, пока все наладится.

Сейчас я об этой проблеме уже забыла, но некоторые действия стали привычными, и я не считаю их лишними. Тем более, что любой объем, в том числе и объем почтового ящика, имеет склонность к заполнению, а вот скорость заполнения уже зависит от каждого из нас.

1. Один-два раза в неделю делаю легче удаляю письма в папках “Спам” и “Корзина”. Кстати,  в корзину можно не заглядывать, так как в ней письма автоматически удаляются через 30 дней, но привычка пока сильнее.

2. Периодически проверяю объем Google диска, чтобы узнать, сколько места занимают  Фото, Google.Drive и почта GMail. Моя ситуация беспокойства не вызывает, но тем не менее, считаю, что лучше быть в курсе.

3. Постоянно пользуюсь поисковой строкой. Очистить свой ящик проще, если начать уборку с больших, тяжелых писем. Они, как правило, содержат вложения большого объема. Чтобы найти большое письмо. введите в поисковую строку почтового ящика следующую комбинацию:

size:Размерписьмавбайтах

Если стоит задача найти письма с объемом вложений не меньше 20 Мб, то задайте команду:

size:20000000

После того, как обнаружили письма с большим количеством или объемом файлов, проведите ревизию на предмет ценности информации, перенесите ее в другое место и удалите ненужные письма. После очистки корзины появится освобожденное место.

4. Если вам нужно найти письма с вложениями конкретного типа, наберите в поисковой строке команду:

filename:pdf

5. Если вам нужно найти письма только с вложениями, наберите в поисковой строке команду:

has:attachment

6. Если вам нужно найти письма только от себя, или те, на которые вы написали ответ, наберите в поисковой строке команду:

from:me

7. Если вам нужно найти письма с ярлыком “Отправленные”, наберите в поисковой строке команду:

label:sent

Как вариант, можно проверить папку “Отправленные”.

8. Если вам нужно найти письма, которые находятся в почте до какой-то конкретной даты наберите в поисковой строке команду:

before:2012/01/01

Так можно тщательнее провести ревизию и удалить письма, которые хранятся без надобности.

9. Ненужные и неважные письма можно искать по ключевому слову. Например: по запросу “праздник” будут сгруппированы все письма, которые имеют в тексте слова: праздник, празднику, празднике, праздников и т.д. Эта опция помогает мне и в рабочей почте.

Если мне нужно восстановить в памяти всю историю работы с клиентом, я ввожу в поисковой строке адрес электронной почты клиента, и просматриваю всю переписку и историю сотрудничества.

Всего за несколько минут можно увидеть, какие документы готовились для клиента в прошлый раз.

10. Есть одна команда, с помощью которой можно просмотреть все непрочитанные письма:

is:unread 

В моем ящике таких писем накопилось 8300!!! Если честно, то очень удивлена. Представляю, сколько времени займет даже беглое чтение этих писем… Придется наводить порядок.

Порядок в почтовом ящике Gmail – регулярная работа

Вот так, друзья, на моем примере можно убедиться, к какому результату может привести нерегулярная работа с почтовым ящиком и его содержимым. Именно поэтому, в последнее время я большое внимание уделяю ежедневной работе в почте.

А если предположить, что у многих из нас зарегистрирован не один почтовый ящик, то несложно подсчитать, куда уходит наше время.

Чтобы поддерживать в порядке все наши аккаунты в интернете, включая и почтовые ящики, все-таки приходится учить и запоминать несложные правила, чтобы исключить лишние проблемы в будущем.

Опрос

Актуальна ли для вас информация о том, как уменьшить объем почтового ящика Gmail?

[sc name=”подпись” ]

13 лайфхаков для удобной работы в Gmail

Gmail-мастер, или как навести порядок в почтовом ящике google: 5 советов — все про apple устройства

Вот и мы столкнулись с подобной ситуацией. И с удивлением обнаружили, что существует множество способов облегчить работу в Gmail, о которых мало кто знает. Каждая хитрость станет ступенькой, которая приведёт вас к полному порядку в почтовом ящике, о котором мечтает перфекционист.

Итак, представляем вашему вниманию 13 советов по оптимизации вашего почтового ящика Google.

1. Наведите порядок во “Входящих”

Gmail имеет несколько вариантов организации папки «Входящие». Помимо типа «По умолчанию», вам предложены следующие варианты организации:

  • «Сначала Важные»,
  • «Сначала Непрочитанные»,
  • «Сначала помеченные»,
  • «Приоритетные».

Также имеется автоматическая маркировка важных цепочек на основе анализа прошлых действий.

Если вы хотите управлять своим почтовым ящиком эффективно, выберите вариант «По умолчанию» или «Приоритетные». Первый разделяет входящие по категориям. Второй – по приоритетам.

Немного поиграв с настройками, вы найдете идеальное сочетание.

Если говорить обо мне, то я предпочитаю вариант «По умолчанию», который позволяет поместить все потенциально важные рекламные сообщения и СПАМовую рассылку в одну вкладку, где я затем спокойно отделяю зёрна от плевел.

Чтобы изменить тип организации, нажмите на кнопку с шестеренкой и выберете пункт «Настройки» во всплывшем меню. Далее, проследуйте в закладку «Папка «Входящие», где вы сможете выбрать тип организации и настроить его по своему желанию.

2. Пропускайте письма мимо входящих

Нет необходимости вручную сортировать все письма во «Входящих» перед тем, как отправить их в архив. Можно поручить этот самой системе через создание специального фильтра (например, для подтверждений с вашего -аккаунта), который будет обрабатывать ваши сообщения.

Для этого нажмите на шестерёнку, войдите в меню настроек и откройте вкладку «Фильтры и заблокированные адреса».

Там вы найдете кнопку «Создать новый фильтр», нажав на которую выпадет окно, где можно прописать все необходимые параметры (например, ключевые слова в теме письма). После создания фильтра, установите, какие действия нужно применять к подходящим письмам.

Например, вы можете выставить «Пропустить входящие» и подобные письма будут автоматически архивироваться. Или можно выставить «Пометить как прочтённые».

3. Добавляйте ключевые слова

Важным достоинством системы архивации Gmail, является возможность ничего не удалять. Это очень полезно для людей вроде меня, чья работа завязана на электронной почте. Но у каждой медали есть обратная сторона. И по прошествии времени, найти что-нибудь в архиве можно лишь с большим трудом. Не помогают даже цветные метки.

Поэтому не доверяйте поиск системе (даже такой продвинутой как Google), и добавьте в текст письма несколько ключевых слов или предложений. И в будущем, когда вам понадобится это сообщение, вы очень быстро его найдете. Просто вбейте в фильтр кодовое слово.

4. Ищите, как профессионал

Если вам требуется найти какое-то старое письмо, в котором вы не использовали ключевые слова, придётся положиться на помощь поисковых систем Google. Но если ваш почтовый ящик насчитывает несколько тысяч писем, не будет лишним применить парочку профессиональных трюков.

  • Для исключения сообщений с определёнными метками, используйте оператора «-label:[название метки]». Это очень полезно для исключения из поиска логов чата – просто введите «-label:chats». А чтобы наоборот, найти сообщения с определенной меткой, замените «-» на «+». Имейте в виду, функции «+» и «-» работают и в остальных операторах.
  • При поиске сообщений можно задать примерный период создания письма. Используйте операторов «before:[гггг/мм/дд]» и «after:[гггг/мм/дд]».
  • Для поиска сообщений с определёнными типами вложений используёте оператор «filename:[тип файла]». Например для поиска писем с pdf-вложениями введите «filename:pdf».
  • Обычно в зону поиска не включаются папки «Корзина» и «Спам». Чтобы искать письма в данных папках, введите соответственно In:trash и In:spam. Чтобы искать письма во всех папках, включая «Корзину» и «Спам» используйте оператор In:anywhere.

5. Используйте Цветовые метки

Метки сильно упрощают сортировку и категоризацию ваших писем в Gmail. Но порой очень сложно разобраться, что вы в них написали! Впрочем, и здесь есть выход – воспользуйтесь системой цветовых ярлыков.

Для присвоения меткам различных цветов:

  1. Наведите курсор на соответствующий ярлык, список которых размещён в левой части экрана,
  2. нажмите на треугольную стрелку,
  3. выберите в выпавшем меню нужный вам цвет.

Если цветов не хватает, вы можете добавить свои цвета, как показано на скриншоте. Повторите эти действия для всех остальных ярлыков, которым вы хотите присвоить цвета.

6. Удалите старые вложения

Google предоставляет вам 15 Гб облачного дискового пространства, которое делится между GMail, Google Drive, и другими сервисами вашего аккаунта. Но всё хорошее когда-нибудь заканчивается, и возникает вопрос: «как освободить место?». Самый простой вариант – удалить вложения старых писем.

Чтобы найти подобные письма, войдите в меню расширенного поиска, нажав на треугольную стрелку в строке поиска Google.

Затем выберите во всплывшем меню «Имеет прикрепленные файлы» и запустите поиск (или же вы можете поступить как профессионал и ввести «has:attachment» в той же строке).

Для поиска писем определенного размера, укажите соответствующий параметр в графе «Размер». Размер лимита может быть задан в мегабайтах, килобайтах или простых байтах.

7. Создайте дерево ярлыков

Вы можете создать не только простые ярлыки, но и суб-ярлыки, превращая линейную структуру меток в древовидную. Это сильно упрощает категоризацию писем, потому что вместо расплывчатой «Работа» вы можете промаркировать письмо «Работа>Проект «А».

Для создания суб-ярлыков:

  1. Выберите сообщение,
  2. Нажмите на кнопку «Ярлык»,
  3. Выберите «Создать»,
  4. При создании ярлыка, поставьте галочку в графе «Разместить ярлык под»,
  5. Выберите нужный ярлык из выпадающего списка.

Как видите, все гениальное – просто.

8.Включите панель предпросмотра

Добавление панели предпросмотра входящих сообщений сильно упрощает работу с почтой, позволяя сортировать сообщения не открывая письма.

Для включения панели предпросмотра или как её называет сам Google – области просмотра, вам нужно сделать следующее:

  1. Перейдите в раздел настроек под названием «Лаборатория». Здесь размещены различные экспериментальные функции, которые ещё не введены на постоянной основе.
  2. Найдите в списке функций «Область просмотра» и установите флажок напротив пункта «включить».
  3. Сохраните изменения.
  4. Теперь рядом с кнопкой выбора языка появилась кнопка настройки панели предпросмотра.
  5. Выберите «Не разделять», чтобы отключить эту панель. Если вы выберите «Разделение по вертикали» или «Разделение по горизонтали», то область предпросмотра появится, соответственно, справа или под списком писем. Прямо как на Microsoft Outlook.

9. Чат с правой стороны

Ещё одна экспериментальная функция, которая позволит вам перенести чат из перегруженного ярлыками левого столбца. Это особенно удобно, если у вас широкоэкранный монитор.

Для включения переноса чата в правую сторону вам снова требуется отправиться в «Лабораторию». Здесь вы найдете функцию «Чат с правой стороны». Нажмите «Включить» и сохраните изменения. Дело сделано. При следующей загрузке ваш чат окажется справа, освободив место для новых меток.

10. Отображение ярлыков

Обрезка левого столбца отображает только наиболее используемые ярлыки. Впрочем, и это можно исправить. Зайдите в «Настройки» и выберите закладку «Ярлыки».

Здесь находится список из всех имеющихся меток, в том числе тех, которые были созданы вами. Укажите, какие из них необходимо отображать, а какие нет, проставив «да» или «нет» в столбце «Показывать в списке ярлыков».

После завершения настроек нажмите «Сохранить изменения».

Если вы скрыли какие-либо из меток, вы всегда можете найти их во всплывающем меню «Ещё», появляющемся в левом столбце. Также, вы можете перенести ярлык или категорию из отображаемых в неотображаемые, просто перетащив её название из одного раздела в другой.

11. Прозвища в адресах

Вы можете использовать прозвища или пометки прямо в адресах для упрощения ввода/сортировки. Просто вставьте «+любая.пометка» прямо в e-mail-адрес. Пометка вставляется между именем пользователя и «@gmail.com». При этом, отправка письма на адрес «адресат+работа@gmail.com» – это то же самое, что отправка письма на «адресат@gmail.com» или «адресат+шеф.работа@gmail.com».

Вы также можете использовать подобные пометки для фильтрации нежелательных сообщений (например «адресат+спам@gmail.com»). С другой стороны, вы также можете подобным образом выявлять важные сообщения.

Лично я прошу моих близких контактов, помечать важные сообщения адресом «моймейл+важно@gmail.com», и при получении, выставленный мною фильтр немедленно отправляет подобные письма в папку «Важно!».

12. Автоматическая пересылка важных сообщений

Все мы уходим в отпуск. И одним из условий спокойного отдыха является назначение помощников. Кого-то из ваших коллег, которому можно доверить пароль от вашего компьютера, и кому можно переслать всю важную корреспонденцию.

Обычно я делал это вручную, но однажды я оказался вне зоны доступа к Интернету. И как назло, на мой почтовый ящик пришли важные статьи, которые было необходимо переслать помощнику. В итоге, они достигли адресата, но по возвращении из отпуска меня ждал отнюдь не радушный приём.

После этого случая я решил настроить автоматическую пересылку корреспонденции.

  1. Сперва необходимо добавить адресатов, которым будет пересылаться почта. Перед этим следует заручиться их согласием.
  2. Для добавления адресатов зайдите в «Настройки» и перейдите в закладку «Пересылка и POP/IMAP». Здесь вы найдете раздел «Переслыка».
  3. Нажмите «Добавить адреса пересылки».
  4. Введите адрес, на который нужно пересылать входящую корреспонденцию и нажмите «Далее».
  5. На указанный e-mail будет направлено автоматическое письмо с кодом подтверждения.

После того, как получатель подтвердит получение, канал пересылки будет установлен. После того, как вы настроили адрес получателя, вы можете создать фильтр. Для этого перейдите в закладку «Фильтры и заблокированные адреса».

Нажмите «Создать новый фильтр» и заполните нужные параметры, по которым будет осуществляться фильтрация.

После создания нажмите «Создать фильтр в соответствии с этим запросом» и поставьте галочку напротив «Переслать», после чего вам нужно выбрать адресатов, которым будут пересылаться данные письма.

13. Фильтры и креативность

Как и большинство функций Google, почтовые фильтры любят нестандартное мышление. Именно в креативных руках они могут раскрыть весь свой потенциал. Поэтому если вы овладели основами создания стандартных фильтров (фильтры по размеру или адресату), то вам наверняка придутся по душе эти советы:

  • Оператор «filename:[тип файла]» создаст фильтр для различных типов файлов. Например создав фильтр «filename:jpeg» или «filename:png» вы организуете автоматическую отправку писем с фото в ваш фотоархив.
  • Вы можете превратить свой почтовый ящик в аналог записной книжки. Просто настройте фильтр на выявление входящих писем, направленных с вашего же почтового ящика, которые нужно складировать в отдельной папке. Скажем «Записи». Впрочем, для подобных вещей есть куда более специализированные инструменты. Тот же Evernote.
  • Для особо важных писем, которые вы не хотите потерять, вы можете создать специальный хештег (например #NEVERDELETE) и отдельный почтовый аккаунт Gmail. После настройки фильтра на автоматическую пересылку писем с подобных хештегом, вы никогда не потеряете важные письма.

Источник: CNET

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.